Polityka ochrony danych osobowych firmie Market Research World
Celem Polityki ochrony danych osobowych, zwanej dalej Polityką, jest wprowadzenie i utrzymanie wymaganej
przez przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. oraz ustawy
o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) właściwej ochrony danych osobowych w związku z
przetwarzaniem danych osobowych
W firmie Market Research World
Niniejsza Polityka dotyczy zarówno danych osobowych przetwarzanych w sposób tradycyjny w księgach, aktach,
wykazach i innych zbiorach ewidencyjnych, jak i w systemach informatycznych. Dotyczy istniejących oraz
przetwarzanych w przyszłości zbiorów danych osobowych. Procedury i zasady określone w niniejszym
dokumencie stosuje się do wszystkich osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, zarówno
zatrudnionych, jak i innych, np. wolontariuszy, praktykantów, stażystów.
W skład obszaru przetwarzania danych osobowych w wchodzą budynki i/lub lokale położone
w Gliwicach przy ulicy Zwycięstwa 13 oraz Mastalerza 26/13
Określenia użyte w Polityce ochrony danych osobowych oznaczają:
- administrator danych osobowych (ADO) – Anna Sojka
- administrator systemów informatycznych (ASI) – osoba zobowiązana do zarządzania systemami
informatycznymi wykorzystywanymi do przetwarzania danych osobowych, - dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania
osoby fizycznej, - przetwarzanie danych osobowych – gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie,
modyfikowanie, udostępnianie i usuwanie danych osobowych, zwłaszcza
w systemach informatycznych, - użytkownik – osoba upoważniona do przetwarzania danych osobowych,
- system informatyczny – system (urządzenia, narzędzia, programy), w którym przetwarzane są dane
osobowe, - zabezpieczenie systemu informatycznego – należy przez to rozumieć wdrożenie stosowanych środków
administracyjnych, technicznych oraz ochrony przed modyfikacją, zniszczeniem, nieuprawnionym
dostępem i ujawnieniem lub pozyskaniem danych osobowych a także ich utratą, - RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w
sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie
swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, - ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.
U. z 2018 r. poz. 1000). - Zasady przetwarzania danych osobowych
1.1.
Administrator danych przetwarza dane osobowe:
- zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą („zgodność z prawem,
rzetelność i przejrzystość”), - zbiera je w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób
niezgodny z tymi celami („ograniczenie celu”), - adekwatnie, stosownie oraz w sposób ograniczony do tego, co niezbędne do celów, w których są
przetwarzane („minimalizacja danych”), - prawidłowo i w razie potrzeby uaktualnia zebrane dane („prawidłowość”),
- przechowuje je w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy
niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane („ograniczenie przechowywania”), - w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed
niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub
uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych („integralność i
poufność”).
1.2.
W celu realizacji tych zasad administrator danych przetwarza dane legalnie, na podstawie przesłanek opisanych w
art. 6 RODO. Pobiera dane osobowe adekwatnie do celów przetwarzania i przetwarza je przez określony czas.
Wobec osób, których dane przetwarza wypełnia obowiązki informacyjne określone w art. 13 RODO lub w art. 14
RODO (gdy informacje pobierane są w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą) oraz wskazuje przysługujące
im uprawnienia takie jak prawo do: - dostępu do danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym),
- przenoszenia,
- sprzeciwu wobec przetwarzania,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego,
- sprzeciwu wobec bycia profilowanym.
Administrator danych zapewnia ochronę danych w przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych w
postaci zawierania stosownych umów powierzenia oraz korzystając z usług podmiotów przetwarzających
realizujących obowiązki wynikające z RODO. W razie wystąpienia incydentu technicznego lub fizycznego
administrator danych zapewnia zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności do danych osobowych i dostępu
do nich.
1.3.
Potwierdzenie spełniania obowiązków informacyjnych przez administratora danych stanowią klauzule
informacyjne przekazywane osobom, których dane są przetwarzane. W przypadku pracowników przedstawia się
im klauzule do podpisania i zamieszcza w aktach osobowych pracowników.
W przypadku klientów i kontrahentów przekazywane im są w momencie zawierania umowy, są również
wywieszane w widocznym miejscu w gablocie w biurach terenowych oraz siedzibie
- Upoważnienia do przetwarzania danych
Administrator danych zapewnia aby dostęp do danych osobowych w firmie Market Research World miały tylko
osoby legitymujące się nadanym przez ADO upoważnieniem. Upoważnienia określają do jakich operacji
użytkownicy są uprawnieni, tj. tworzenia, usuwania, wglądu, przekazywania danych, w jakich systemach oraz na
jaki czas. Administrator danych prowadzi ewidencję osób upoważnionych. Upoważnienia do przetwarzania danych
osobowych mogą być nadawane na wniosek bezpośredniego przełożonego użytkownika systemu. - Analiza ryzyka
Administrator danych prowadzi analizę ryzyka w celu zabezpieczenia danych osobowych adekwatnie do
zidentyfikowanych zagrożeń. Analiza prowadzona jest w przypadku zaistnienia zagrożenia oraz cyklicznie raz na
kwartał
Analiza danych prowadzona jest osobno dla każdego zbioru danych lub dla kilku zbiorów o podobnym zakresie
danych. W przypadku konieczności przeprowadza się ocenę skutków dla oceny ryzyka na mocy art. 35 RODO. - Wykaz zabezpieczeń
Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz
ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze
zagrożenia, administrator i podmiot przetwarzający wdrażają odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby
zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku. - Rejestr czynności przetwarzania
Administrator danych prowadzi rejestr czynności przetwarzania. W rejestrze tym zamieszcza się:
a) imię i nazwisko oraz dane kontaktowe administratora,
b) cele przetwarzania,
c) opis kategorii osób, których dane dotyczą, oraz kategorii danych osobowych,
d) kategorie odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione, w tym odbiorców w
państwach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych,
e) gdy ma to zastosowanie, informacje na temat przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub
organizacji międzynarodowej, w tym nazwę tego państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej, a
w przypadku przekazań, o których mowa w art. 49 ust. 1 akapit drugi RODO, dokumentację
odpowiednich zabezpieczeń,
f) jeżeli jest to możliwe, planowane terminy usunięcia poszczególnych kategorii danych,
g) jeżeli jest to możliwe, ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa, o których
mowa w art. 32 ust. 1 RODO. - Powołanie inspektora ochrony danych
Administrator Danych Osobowych może być/jest zobowiązany powołać inspektora ochrony danych.
W przypadku powołania inspektora ochrony danych do jego zadań należą:
- informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane
osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy przepisów RODO oraz ustawy o ochronie
danych osobowych, - monitorowanie przestrzegania przepisów RODO oraz ustawy o ochronie danych osobowych oraz Polityki
ochrony danych obowiązującej w jednostce, w tym podział obowiązków, działania zwiększające
świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym
audyty, - udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej
wykonania zgodnie z art. 35 RODO, - współpraca z organem nadzorczym, tj. Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
- pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z
przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, oraz w stosownych przypadkach prowadzenie
konsultacji we wszelkich innych sprawach.
W przypadku wyznaczenia inspektora ochrony danych należy zgłosić jego powołanie Prezesowi Urzędu Ochrony
Danych Osobowych w terminie 14 dni od dnia wyznaczenia, wskazując imię, nazwisko, adres poczty elektronicznej
lub numer telefonu inspektora.
- Procedura postępowania z incydentami
Administrator danych wprowadza do stosowania procedurę postępowania z incydentami naruszenia ochrony
danych osobowych. Celem tej procedury jest wypełnienie obowiązku wynikającego z art. 33 RODO. Procedura
określa sposób definiowania incydentów zagrażających bezpieczeństwu danych osobowych oraz sposób
reagowania na nie, a także procedurę wprowadzenia działań naprawczych. Każda osoba upoważniona do
przetwarzania danych osobowych ma obowiązek poinformowania o możliwości wystąpienia incydentu lub o jego
wystąpieniu. Taka informacja powinna być przekazana bezpośredniemu przełożonemu lub inspektorowi ochrony
danych
Powiadomienia wymagają:
- niewłaściwe zabezpieczenie sprzętu elektronicznego, oprogramowania przed wyciekiem, kradzieżą i
utratą danych osobowych, udostępnienie haseł osobom postronnym, - niewłaściwe zabezpieczenie fizyczne pomieszczeń, urządzeń i dokumentów,
- nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych przez pracowników (np. niestosowanie zasady
czystego biurka/ekranu, ochrony haseł, niezamykanie pomieszczeń, szaf, biurek, przyklejanie kartek z
hasłami w szufladach), - ślady na drzwiach, oknach i szafach wskazujące na próbę włamania,
- dokumentacja zawierająca dane osobowe niszczona bez użycia niszczarki,
- otwarte drzwi do pomieszczeń, szaf, gdzie przechowywane są dane osobowe,
- obecność osób postronnych w jednostce,
- złe ustawienie monitorów pozwalające na wgląd osób postronnych w dane osobowe,
- wynoszenie danych osobowych w wersji papierowej i elektronicznej na zewnątrz jednostki bez
upoważnienia administratora danych, - awarie serwera, komputerów, twardych dysków, oprogramowania,
- udostępnienie danych osobowych osobom nieupoważnionym,
- telefoniczne próby wyłudzenia danych osobowych,
- kradzież, zagubienie komputerów lub CD, twardych dysków, pen-drive z danymi osobowymi,
- maile nakłaniające do ujawnienia identyfikatora lub hasła,
- zainfekowanie komputerów wirusem lub inne błędne zachowanie komputerów,
- zdarzenia losowe (pożar obiektu, zalanie wodą, utrata zasilania, utrata łączności),
- włamanie do systemu informatycznego lub pomieszczeń,
- kradzież danych/sprzętu,
- świadome zniszczenie dokumentów.
Należy również powiadomić administratora systemów informatycznych. Ponadto należy udokumentować
wystąpienie incydentu, jego skutki oraz podjęte działania naprawcze i zaradcze. W przypadku gdy incydent
skutkuje naruszeniem praw lub wolności osób fizycznych, administrator danych zgłasza je w ciągu 72 godzin
Prezesowi Urzędu Ochrony Danych Osobowych oraz gdy istnieje taki wymóg, powiadamia o tym fakcie osoby,
których incydent dotyczył.
- Regulamin ochrony danych osobowych i szkolenia wewnętrzne
Administrator danych wprowadza w firmie Market Research World Regulamin ochrony danych osobowych w celu
zapewnienia osobom przetwarzającym dane osobowe pełny zakres wiedzy na temat zasad przetwarzania danych
osobowych w jednostce oraz obciążających je obowiązków z tym związanych. Osoby zapoznane
z Regulaminem zobowiązane są potwierdzić fakt zapoznania się z tym dokumentem oraz zdeklarować stosowanie
się do jego zasad. Każda osoba przed zatrudnieniem powinna zostać zapoznana z Regulaminem. Administrator
danych zapewnia również przeszkolenie pracowników z zakresu stosowania przepisów dotyczących ochrony
danych osobowych, a obecność pracowników należy potwierdzić pisemnie. - Zadania Administratora systemu informatycznego
Administrator systemu informatycznego realizuje zadania w zakresie zarządzania i bieżącego nadzoru nad
systemem informatycznym administratora danych. W związku z tym:
- zarządza systemem informatycznym, w którym przetwarzane są dane osobowe, posługując się hasłem
dostępu do wszystkich stacji roboczych i serwera z pozycji administratora, - przeciwdziała dostępowi osób niepowołanych do systemu informatycznego, w którym przetwarzane są
dane osobowe, - przydziela każdemu użytkownikowi identyfikator oraz hasło do systemu informatycznego oraz dokonuje
ewentualnych modyfikacji uprawnień, a także usuwa konta użytkowników zgodnie z zasadami
określonymi w instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych
osobowych, - przeprowadza szkolenie stanowiskowe użytkownika w zakresie korzystania ze sprzętu komputerowego i
zasobów sieci, zapoznaje z obowiązującymi w tym zakresie dokumentami, - nadzoruje działanie mechanizmów uwierzytelniania użytkowników oraz kontroli dostępu do danych
osobowych, - w sytuacji stwierdzenia naruszenia zabezpieczeń systemu informatycznego informuje administratora
danych/inspektora ochrony danych o naruszeniu i współdziała z nim przy usuwaniu skutków naruszenia, - prowadzi szczegółową dokumentację naruszeń bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych w
systemie informatycznym, - sprawuje nadzór nad wykonywaniem napraw, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, na
których zapisane są dane osobowe, nad wykonywaniem kopii zapasowych, ich przechowywaniem oraz
okresowym sprawdzaniem pod kątem ich dalszej przydatności do odtwarzania danych w przypadku
awarii systemu informatycznego, - podejmuje działania służące zapewnieniu niezawodności zasilania komputerów, innych urządzeń
mających wpływ na bezpieczeństwo przetwarzania danych oraz zapewnieniu bezpiecznej wymiany
danych w sieci wewnętrznej i bezpiecznej teletransmisji.
- Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
10.1.
W przypadku zlecania przetwarzania danych osobowych podmiotom zewnętrznym administrator danych
zobowiązany jest zawrzeć umowę powierzenia. W jednostce prowadzony jest rejestr umów powierzenia
przetwarzania danych osobowych.
10.2.
Umowa określa kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora. Ponadto zobowiązuje
podmiot przetwarzający do:
a) przetwarzania danych osobowych wyłącznie na udokumentowane polecenie administratora – co dotyczy
też przekazywania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej,
b) zapewniania, by osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zobowiązały się do
zachowania tajemnicy lub by podlegały odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania
tajemnicy,
c) podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO,
d) przestrzegania warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego,
e) pomagania administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wywiązać się
z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw
określonych w rozdziale III RODO,
f) pomagania administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO,
g) usuwania lub zwracania administratorowi danych osobowych oraz usuwania wszelkich istniejących kopii,
chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych,
h) udostępniania administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków
określonych w przepisach RODO oraz umożliwiania administratorowi lub audytorowi upoważnionemu
przez administratora przeprowadzania audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. - Czynności kontrolne
Nadzór i kontrolę nad ochroną danych osobowych sprawuje administrator danych
Czynności kontrolne przeprowadzane są raz na kwartał
Z czynności kontrolnych sporządza się protokół, w którym dokonuje się dokładnego opisu zakresu kontroli
i przeprowadzonych czynność, a także zalecenia i działania naprawcze. Protokół podpisywany jest przez osoby
wykonujące czynności kontrolne. - Odpowiedzialność osób upoważnionych do przetwarzania danych
Niezastosowanie się do prowadzonej przez administratora danych Polityki ochrony danych osobowych, której
założenia określa niniejszy dokument, i naruszenie procedur ochrony danych przez pracowników upoważnionych
do przetwarzania danych osobowych może być potraktowane jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.